近期工作思考

这段时间的工作一直在一个项目工作上折腾,直到昨天晚上提交了最后一版之后,才稍微松了口气。几个星期以来,看似做了好多无用功,但仔细想想却也是有很多收获。

换位思考很重要

写的是立项建议的本子,应该充分考虑面向读者的类型,发改委的投资都是促进建设单位及其所在领域基础设施能力的提高;财政部的投资则更倾向公共服务领域,立项建议阶段,一定要充分阐述项目建设的必要性,依据是否充分,需求是否迫切,条件是否可行,本项目组是否有能力完成项目建设工作,以此为前提,再分章节展开项目的目标任务、工作方案、技术路线、工作部署等内容的编写。写之前需要考虑清楚读者的类型,同一件事情,换一种说法就会收到不同的效果。

咬文嚼字很重要

通常给的提纲中,都会有目标任务、主要工作内容、技术路线、工作方法、工作部署、主要成果等章节,看似说来说去都是一个内容,以前写此类东西的时候就是车轱辘话不断重复,自己都恶心了,但细细想来还是有区别的。目标任务,是通过干本项目,实现什么目的,写的口吻应当是“通过……实现……”,或者“通过……达到……指标”;主要工作内容,就是具体要做的事情了,即前文省略号所代替的文字;技术路线,指采用怎样的技术手段、作业流程来完成本项目,通常是一个流程图加文字描述;工作方法,指在技术路线的指引下,每一步采用的具体实现方法,二者关系紧密却又不是重复的;工作部署,指将工作内容按照时间的顺序确定完成的时间节点,可以附甘特图;主要成果,区别于目标任务,成果应当是可以数量化的,项目最终需要提交的实实在在的东西。看似重复像废话的几个部分,仔细琢磨下其实很有道理,如果每一章都认真思考去写了,整个项目的设计与实现方式也就明朗了。

主动汇报和交流很重要

以前的自己喜欢单枪匹马作战,有事情就想一个人完成,完成之前很少向领导汇报,或者和同事交流,直到完成之后再公布于众,这种做法非常愚蠢。一个人的能力毕竟有限,自己也并非才智过人,学会利用团队力量,将事务分散到不同的人身上,发挥团队每个人的作用,这才是聪明的做法,经常向领导汇报工作也非常重要,不要觉得那是溜须拍马,好的领导能力确实很强,一个建议或者一句批评能让自己少走很多弯路。一直都没有真正领悟团队合作的精神,现在明白了。

学会拒绝很重要

自己一直以来就是个老好人的形象,各种事情来者不拒,时间久了就发现心有余而力不足,在完成别人的事情之后,需要花费额外的时间去做自己的事情。如果某件事情,别人在自己能力范围之内可以完成,而我自己的事情还没做完,就应当学会拒绝,或者将时间推迟,不应当将对方的任务插队到自己的任务队列中。任务的安排按照四象限法则去区分很有必要,看四象限图:


1、第一象限是重要又急迫的事

这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。

2、第二象限是重要但不紧急的事

案例:主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。

荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。

3、第三象限是紧急但不重要的事
举例:电话、会议、突来访客都属于这一类。

表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

4、第四象限属于不紧急也不重要的事。

举例:阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。

简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

当然,如果我手头没有紧急而重要的事情,对方的事情又是举手之劳可以完成的,我还是会继续乐于助人的。